Le domande che contano davvero sono sei: la location ospita un solo evento alla volta? La cucina è interna o a carico di un fornitore esterno? Cosa succede se piove? A che ora si deve finire? Gli spazi sono accessibili a tutti gli invitati? E che cosa è compreso nella cifra, esattamente?
L’esclusiva è una domanda, non un dettaglio
Molte strutture ospitano più eventi nello stesso giorno, in sale diverse o in fasce orarie ravvicinate. Non è di per sé un difetto, ma cambia tutto: la disponibilità dello staff, i rumori, i tempi di allestimento, la possibilità di usare gli spazi comuni. Chiedetelo apertamente e chiedete come funziona nella pratica, non solo in teoria.
La cucina interna cambia il risultato nel piatto
Una cucina dentro la struttura significa che i piatti percorrono pochi metri prima di arrivare al tavolo, che il menù si può provare in anticipo nello stesso luogo in cui verrà servito e che chi cucina conosce gli spazi. Con un catering esterno tutto questo va coordinato — si fa, ma va messo in conto.
Da noi la cucina è interna, e i menù si costruiscono su misura a partire da una degustazione preliminare.
Il piano per la pioggia esiste o si improvvisa?
Ogni location all’aperto ha una risposta pronta sul maltempo. La differenza sta nel fatto che sia una soluzione vera — uno spazio coperto della stessa capienza, già pensato per quello — oppure un ripiego stretto. Chiedete di vederlo, non fatevelo solo descrivere. E chiedete entro quando va presa la decisione il giorno stesso.
Accessibilità: la domanda che quasi nessuno fa
In una dimora storica i dislivelli esistono. Non è un problema se lo si sa prima: si sceglie il percorso giusto, si posiziona il tavolo nel punto comodo, si avvisa chi ne ha bisogno. Diventa un problema solo se ci si pensa il giorno stesso. Se fra i vostri invitati c’è chi usa una carrozzina o fa fatica con le scale, ditelo al primo contatto.
«Cosa è compreso» va messo per iscritto
Allestimento, servizio, pulizie finali, uso degli spazi interni oltre a quelli esterni, orario di fine musica, possibilità di lasciare le auto durante la notte: sono tutte voci che in un preventivo possono esserci o non esserci. Chiedete un elenco scritto e confrontate elenchi, non cifre.
